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    传统会议的定义就是一组八至十二个与会者的桌面式讨论。议题则是事前安排好的,事后须有会议记录。常见的会议种类有三种:简报式会议(The Briefing Meeting),剧院式座位安排最适当;动脑式会议(The Brain Storming),圆桌式座位安排最适当;训练式会议(The Training Meeting),马蹄式座位安排最合适。

    如果依照会议进行的模式不同,则可以细分为下列七大类型:销售会议、年会、产品发表会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议。企业和单位组织的各种会议并不只是一些人坐下来讨论,开会的目的有多种,如解决问题、推销观念、进度报告、培植训练、脑力激荡、信息整合。因此,会议在行政沟通中,属于平行沟通的一种。平行沟通顾名思义是平起平坐的沟通,所以倚赖的是共识与了解。

    时间安排:下午最佳

    会议通常有3:3:3模式,可以从两个方向来解释这个模式:

    第一个3:3:3指会议前事情已决定了三分之一,会议中决定三分之一,会议后再决定三分之一;另一个3:3:3指会议中,前面三分之一的时间,用来“主席报告”,此时大家尚在暖场,并未进入状态;中间的三分之一时间,叫做“议案讨论”;直到最后三分之一的时间才是“议案表决”时间。因此,会议时间多长、参加人数多少并没有多大的意义。如果希望开会有效率,就要多掌握会议管理的具体方法。

    一、会议时间下午优于上午

    会议是一种低效率的管理行为,所以,不要利用上午的黄金时段来做低效率的事。每周一下午及周五下午是管理的黑暗期,最不适合开会或做任何决定。所以,周二、三、四下午都是比较合适的时间。

    开会时长以六十至九十分钟最恰当,重要会议最好也不要超过九十分钟。

    二、采用分点而非整点开会

    时间有递延效果,例如,早上九点开始开到十二点,十点开始也要十二点才能结束。因此,我们若能在九点四十五分开到十一点,或在下午三点半到四点半,那会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。

    三、会后记录应于72小时内送交与会人员跟催

    会议记录需经与会人员签字,主席认定内文无误之后再传交与会人员。每件跟催事项都要有专人负责及时限。因为,“时限”代表“实现”。

    四、会议数据及设备需先妥备

    议程中最好写清楚,主席报告时长,每项议题讨论的时间。这在标准的国际会议里都写进议程,而一般的会议大都很马虎。

    会场布置:与会议类型协调

    会议因为形式不同,所以会场布置也要根据会议类型搭配调整:

    日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马

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